SICdrive NOTA TECNICA

SICdrive es una aplicación dirigida principalmente a los órganos de gobierno y Alta Dirección de empresas y asociaciones.

Su finalidad es la presentación, organización, almacenamiento y rápido acceso, desde un único sitio, de toda la información y comunicación necesaria para la toma de decisiones y de la comunicación alrededor de reuniones desde dispositivos móviles.

Mediante un interfaz natural, se comparte la información y comunicación. Inicialmente, mediante la selección de la empresa y el año sobre los que queremos analizar. Posteriormente, a través de un Repositorio Centralizado (que define una propuesta organizativa, adaptable y, posteriormente, personalizable a la Empresa), el usuario navega a través de una jerarquía de 4 niveles formada por carpetas, subcarpetas y archivos hasta la información deseada, que reúne información y comunicación, interna y del entorno, estructurada y no estructurada para Socios, Consejos de Administración y Alta Dirección.

Funcionalidades y características técnicas

Es una Web App accesible multi-dispositivo, desde escritorio, tabletas, teléfonos móviles y desde cualquier sistema operativo. Conceptualmente, la aplicación no requiere de ninguna instalación en el dispositivo del usuario que debe tener instalados el navegador (conecta con los navegadores más usados) y los visores correspondientes para los tipos de ficheros que se utilicen, en la medida de lo posible, se recomiendan ficheros pdf por ser un estándar de facto.

Se accede a la URL de la Webapp mediante icono personalizado en el escritorio del dispositivo móvil del usuario.

Con una estética apropiada que minimiza la complejidad, confortable de uso, navegación rápida y directa y con un contenido que favorece la mayor información con el menor esfuerzo.

La programación de la aplicación está desarrollada en HTML5 responsive (capa cliente) y PHP (capa servidor) lo que permite su visualización desde cualquier terminal y sistema operativo. La aplicación se divide en front-end, que es la parte visible por todos los usuarios, con las limitaciones de su perfil y el back-end, donde se parametrizan las estructuras, se actualizan los permisos de usuario y enlazan documentos. Toda la estructura está definida en la base de datos MySQL Server. Este modelo permite que los menús de front-end sean dinámicos y que cualquier modificación en la estructura no requiera de ninguna modificación en el programa para ser inmediatamente operativo.

Adapta la imagen corporativa del cliente, colores y tipos de letras, a través de hojas de estilo (css) y todas las imágenes.

Los 4 sistemas de búsqueda de documentos son: filtro por empresa y año, navegación intuitiva por árbol temático a través de iconos de carpetas, subcarpetas y archivos. Además, por búsqueda avanzada por nombre de documento y los valores de los atributos asignados al mismo.

Los usuarios y su perfil se organizan en 3 tipos: como usuarios de visión, usuarios administradores y usuario administrador general, con permisos específicos para cada uno de ellos.

Tres son los sistemas de carga de documentos, se suben a través del back end, se enlazan a través de webservices desde aplicaciones corporativas y, directamente desde el blog de notas de la aplicación.

Admite todos los formatos de documentos, imágenes, audios-videos, etc.

Enlaza con entornos de escritorio de la empresa (calendarios, agendas …), aplicaciones independientes de la propia empresa y con proveedores de información externos.

Conexión con el entorno de la empresa mediante enlaces a sitios Web (correo webmail, videoconferencia) y a páginas de enlaces de interés. Opcionalmente dispone de la posibilidad de la instalación de alertas y canales de RSS.

Existe la posibilidad de complementos que agregan una funcionalidad específica o una solución: doble factor de autentificación, posibilidad de descargas de archivos para su posterior visualización sin conexión, comando de voz a través de la búsqueda avanzada (junio del 2016). No requiere personal especializado para la administración de la aplicación. La intervención de los departamentos de IT de las empresas se sitúa en: la formación inicial, el desarrollo de los webservices y en el sistema de hosting de la aplicación.

Entregamos la solución SICdrive de manera rápida y dinámica a nuestros clientes. Desde la personalización y adaptación del repositorio, la formación de usuarios administradores y la implementación, hasta la utilización por parte de los usuarios, pasan 4 semanas. En Seguridad: el nivel estándar de acceso a la información es a través de usuario y contraseña. Cuando el cliente desee ampliar el nivel de seguridad, se puede personalizar a nivel de segunda contraseña, ya sea a través de tarjeta de coordenadas, mensaje al móvil, etc. Almacena en su base de datos el acceso a todos los ficheros (log), lo que garantiza la integridad y seguridad de los mismos. SICdrive cumple con las medidas de seguridad requeridas por la LOPD, incluso para los ficheros con nivel de seguridad alto.

El servicio de soporte técnico está basado en dos medios: nuestra plataforma SAT, siempre disponible, proporciona a nuestros clientes: los cursos de formación, faq’s, manuales de uso permanentemente actualizados y forma de contacto vía correo electrónico con nuestros expertos, además de la asistencia telefónica 5x8, siendo el tiempo de respuesta máximo es de 2 horas.

El contrato de mantenimiento anual incluye las actualizaciones del programa necesarias por los cambios realizados por los proveedores de los sistemas operativos y/o navegadores. Al tratarse de una aplicación web App todos los usuarios utilizan siempre la misma versión (la última) sin necesidad de la intervención de los técnicos de TI de la empresa.

Las modalidades de uso de la Webapp son mediante la adquisición bajo licencia de software e instalación en el servidor web del cliente (on-premise), o bien, el servidor web compartido. Existe también la opción de software bajo servicio (SaaS) instalada en el servidor del proveedor de la aplicación. En todos los casos el número de usuarios es ilimitado.
Aproximadamente en un periodo de 2 años, la inversión en propiedad de la aplicación es un 5% menor que el gasto incurrido por modalidad servicios (SaaS).
Los cálculos elaborados sitúan un PRI, en modalidad on-premise en alrededor de 6 meses para su amortización en una organización con 8 usuarios de Alta Dirección, teniendo en cuenta un ahorro del 25% en horas de búsqueda de información con SICdrive respecto a la situación anterior (110 horas/año).


Complementos para SICdrive

Son extensiones, enlaces y/o aplicaciones que agregan una funcionalidad específica o una solución avanzada a la Webapp SICdrive.

• Doble factor de autentificación.
• Modo avión: posibilidad de descarga de archivos para poder visualizarlos más tarde sin conexión.• Comando de voz: por órdenes de voz y a través de la búsqueda avanzada de la Webapp permite realizar la búsqueda de información por voz
• Sistemas de alertas , avisos selectivos de nueva información en el sistema
• Suscripción a canales RSS de sitios de interés de información del entorno.

Unas, dirigidas al incremento de la seguridad y accesibilidad de la Webapp, otras a la mejora del conocimiento de los usuarios y de su entorno y otras a favorecer la comunicación de los mismos.

Métricas de SICdrive (tiempos de proceso)

I. De acceso a la información: tiempo con la aplicación abierta - 10 seg.
tiempo con la aplicación cerrada - 25 seg.
II. Conexión de usuario: tiempo mes dentro de la Web App 15-20 horas/mes
tiempo medio por sesión 20-27 min.
Frecuencia de conexión día 2-2,7 veces/día
III. Subida de documentos: tiempo sin estar conectado al back- end 50 seg.
tiempo ya conectado en el back-end 15-25 seg
IV. Subida 1.000 docs/año: tiempo de dedicación del administrador 8,3 horas/año
V. De implementación: tiempo de entrega de la aplicación 4 semanas
VI. De formación: tiempo curso de formación (2 sesiones) 4 horas
VII. De productividad: tiempo de ahorro en búsqueda de inf. 25-80 horas/año
VIII. De PRI: tiempo de recuperación de la inversión 6 meses



Posicionamiento de SICdrive respecto a otras herramientas en la nube

• Respecto a los sistemas de almacenamiento, SICdrive tiene en común el acceso remoto multidispositivo y el almacenamiento y la compartición de información. Ahora bien, SICdrive guarda la información en la propia base de datos de la aplicación, el almacenamiento de datos es un medio y no el fin de la aplicación.
• Con respecto a las herramientas colaborativas y ofimáticas, dirigidas a los empleados de la organización, aquellas permiten compartir información, trabajar sobre los mismos archivos a los usuarios y utilizar herramientas ofimáticas. SICdrive va dirigido a la Alta Dirección de las empresas, comparte la información y comunicación exclusivamente para la toma de decisiones y gestión de reuniones además de otras funcionalidades.
• Respecto a las herramientas de B.I., C.M. y EIS SICdrive recibe la información elaborada por estas aplicaciones, de otras aplicaciones y del más del 40% del total de la información no estructurada manejada por la empresa (e mails, Apps, archivos, información del entorno, normativa, etc…). SICdrive es un buen aliado de estas aplicaciones organizando toda la información y haciéndola más accesible a la Alta Dirección.
• Con respecto a los gestores documentales, SICdrive difiere en el uso del repositorio estructurado como elemento de búsqueda y en la posibilidad de incorporar funcionalidades.

En resumen, SICdrive comparte características con algunas de las herramientas anteriores y también diferencias, hecho que dificulta catalogarla en un único aplicativo.

Los usuarios (la Alta Dirección), el amplio ámbito de información y comunicación que comparte, el repositorio y su estructura, sus funcionalidades y su orientación al usuario y no a la tecnología la conforman como una solución singular.



Algunas preguntas frecuentes

¿Qué ventajas aporta SICdrive respecto a la estructura de directorios?

Incorpora, de origen, 3 dimensiones independientes de organización y búsqueda de información: la empresa (por empresas), el año (el actual y los anteriores) y el árbol temático, en lugar de la estructura típica continuada de los directorios.
La estructura organizada pre-establecida y posteriormente adaptable de carpetas, sub-carpetas y archivos del Repositorio, en lugar del Directorio “abierto”, por directorio principal, directorios y sub-directorios.
Notificación automática de alertas mediante coloración de carpetas, sub-carpetas y archivos con nuevos documentos.
Cuando presenta la información de forma automática solo muestra aquellas carpetas para las que el usuario tiene permisos. Es decir, no niega el acceso sino que esta información no existe para el usuario sin permisos.
Guarda los documentos en la base de datos de la aplicación, no en una estructura de directorios.

¿Permite el trabajo colaborativo entre usuarios?

Los documentos subidos desde el back-end y de los webservices tienen la consideración de documentos formales y no se pueden modificar en la propia aplicación.
La finalidad de la aplicación y las características de los usuarios, no permite trabajar con otros usuarios en los mismos archivos ni modificar documentos. Sí se pueden eliminar y substituir por el administrador. Los documentos subidos desde el blog de notas se consideran borradores y pueden ser actualizados desde la aplicación.

¿El buscador cuenta con la función de búsqueda por palabras dentro del documento?

No se ha considerado necesaria la búsqueda por palabras dentro de los documentos. Primero, por la existencia de la búsqueda (por atributos, nombre del documento, fecha, región, persona …) y segundo, por la tipología de la documentación manejada (que es información y no documentación).

¿Se puede utilizar en SICdrive los mismos usuarios y contraseñas corporativos?

Los usuarios y contraseñas de SICdrive son independientes de los utilizados en el resto de sistemas, aunque naturalmente pueden utilizarse los mismos.
Se han de crear de nuevo y de forma individualizada. En el supuesto de utilizar los mismos, se puede automatizar el enlace desde los sistemas de la Compañía. Los cambios en éstos, deberán actualizarse en la base de datos de usuarios de la aplicación.

¿Se pueden incorporar funcionalidades específicas a SICdrive?

Sí. La proximidad con el equipo de desarrollo permite incorporar novedades y mejoras rápidamente. Previstas en junio del 2016 como la descarga de archivos para su visualización sin conexión y el comando de voz entre otras.

¿Es posible realizar una previsualización del documento?

La visualización previa va muy bien en las aplicaciones en las que el usuario no está seguro de que el fichero que tiene es el que busca: en SICdrive esta posibilidad es prácticamente nula.


SOPORTE TECNICO SICdrive

Solicitud de soporte técnico

El medio natural para la solicitud y gestión del soporte técnico es la Plataforma SAT, a la que se accede a través del back-end de la aplicación del cliente. La asistencia telefónica es modalidad 5x8.
La disponibilidad del proveedor del servidor web será de acuerdo a las características del mismo.
Los servicios de soporte ofrecidos están definidos en el contrato de mantenimiento anual realizado con nuestras empresas clientes.

El soporte técnico NO incluye

El soporte técnico no incluye fuera de la etapa de implantación:
• Cambiar la lógica de funcionamiento de la webapp.
• Cambios de diseño, colores, iconos y tipos de letra.
• Cambios en la disposición de repositorios, carpetas y subcarpetas.
• Implementar la administración de empresas, usuarios, atributos, carpetas y subida y eliminación de documentos.

Además de:
• Agregar nuevos complementos y/o funcionalidades.
• La atención de incidencias debidas al uso incorrecto del software.